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浅谈影响LIMS成功实施的因素
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                                                  杨 明(北京市理化分析测试中心 北京 100089)

1 引言

早在八十年代西方国家已广泛应用了Lims,近年来引起国内实验的极大关注。从众多Lims厂家的宣传资料和国内实验室的实施效果上,可以看到Lims的强大功能,例如:人员管理、样品管理、仪器设备管理、标准品管理、文档管理、存储产品标准和方法标准库管理等等。

实施“Lims”已成为众多实验室“信息化”的必由之路。目前,市场上能提供稳定、成熟的Lims产品的公司也有很多家。有些公司的Lims产品更是经历了很多实验室、很长时间的验证,并不断更新版本。上世纪九十年代末Lims产品已是成熟的商业产品,在正规实验室实施应不成问题。由于实施Lims是一项较为复杂的系统工程,实验室在实施Lims的过程中往往不是一帆风顺。我认为影响Lims成功实施的因素主要有以下几点。

2 规划过高

无论哪家公司开发出的Lims产品都不是拿来即能在实验室使用。一个Lims产品的管理模式与实验室目前的管理方式不可能完全相同。Lims是以ASTM制订

E1578 Lims标准和实验室的质量管理体系为设计准则,遵循ISOIEC 17025等实验室管理规范。如果实验室自身的管理达不到ISOIEC 17025的要求,那么Lims的实施必然是“水土不服”。此时,要实施Lims一方面需要对Lims产品进行本地化改造;另一方面,实验室也需要去适应Lims的流程,特别是要适应Lims的规范管理。

要把Lims软件和实验室的实际情况结合起来,首先要制订一个合理的实施规划和完整的实施方案。这个规划即要用Lims来控制哪些工作流程。不要对Lims抱有过高的期望,认为实验室管理过程中所有的问题都可以通过实施Lims来解决。要制定出切乎实际的规划,不可盲目求大、求全。在实验室基础管理、人员素质不够强的情况下,想把实验室原有松散的管理模式一下子全部用Lims来实施是不现实的。要根据实验室自身情况,做好规划,可将Lims模块化,分步实施,从易于实施处着手。例如,可先将Lims实施于样品管理,进而再实施于提交原始记录、生成报告等。通过一步步的成功,才能在实验室全面实施Lims管理。

3 实施进度不易控制

“实施过程管理难”也是实验室在实施Lims过程中遇到的一大难题。在初步实施Lims时,实验员既不能完全摆脱原有的手工记录数据的工作模式,又要使用Lims来进行电子文档管理,这样确实给实验员增大了工作量。对管理者来讲,改变已习惯的旧的管理手段,使用新的信息化、扁平化的管理方式,可能会带来利益上的冲突。Lims的开发商也不可能满足实验室提出的所有要求。此时,实验室人员对Lims的实施会产生抵触情绪,进而以程序繁琐、格式死板、初始化工作量大等为借口,拖延Lims的实施进度。由于实施周期延长,导致Lims开发商与实验室双方都被拖得很辛苦。如果此时再出现一些不易解决的问题,则很可能改变双方友好合作关系,实施过程就变得更加漫长、艰难。

在此阶段,实验室往往意识到,在Lims实施以前的前期投入不充分。比如没有专人做好Lims的前期设置,包括录入人员信息、标准、原始记录格式、报格式、仪器信息、客户信息等等。此时,工作人员应具有创新管理模式的理念并本着谦虚学习的态度,积极投入Lims实施,发现问题及时解决,而不是消极等

待;实验室的最高管理者更要有明确的认识、坚定的信心与强有力的组织协调,在这个关键时刻,亲自上阵来推,过了这个阶段,就是成功。

4 培训不深入

对系统使用人员和系统维护人员的培训是Lims系统投入应用的重要前提。实验室在实施Lims之前,一定要对全体员工进行统一的、完整的培训,切不可想着边用边学。不把培训提到重要的日程上来,一方面使实验员人员对Lims的实施不够重视,另一方面使培训人员的工作量急剧增大。最初培训不深入、不细致,必将导致系统实施困难,如果等到实验室人员、Lims开发商双方的耐心、热情都消耗殆尽,再培训其效果是很差的。

需要进行培训的系统使用人员包括:实验员、样品管理员、设备管理员、档案管理员、硬件及软件系统的维护人员、内审员、毒品管理员、管理决策人员等。对于尚未进行计算机基本知识的人员,还要进行计算机基本知识的培训。对于人员培训,总体应包括以下内容:系统的总体方案、系统网络的操作与作用、系统的参数设置、系统的使用权限与责任、系统的功能结构、系统初始数据输入功能的操作和使用方法、可能出现的问题及解决方法、系统的文档管理规范、数据库系统、开发工具等系统软件、系统事务型功能的操作和使用方法、系统维护型功能的操作和使用方法。当然,并不是系统的所有使用人员都要进行上述全部内容的培训。根据工作岗位的不同选择不同的内容进行培训,既可节省宝贵的时间,也便于系统的安全与管理。那么,就需要实验室在进行全员培训前,就一定要有专人制定出详细的、切实可行的培训方案。

做好培训工作,不仅要做好是Lims的使用培训,还要有改变员工管理理念的培训,特别是实验室中的中高层领导对实验室实施Lims有充分的理解。要使全体员工对Lims实施中可能会出现的种种困难有充分的准备。

总之,“三分技术,七分管理”是对Lims系统开发与实施的高度概括。在Lims实施的过程中会出现很多我们所预想不到的问题,我们要采取相应的措施来解决。实施Lims的道路是一条曲折、充满挑战的道路,但同时是实验室实现信息化的必由之路。

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